Erasmus MC LabAudits

LabAudits app ondersteunt de NEN-ISO 15189 audit van het Erasmus MC

Erasmus MC & LabAudits

Bijzondere eisen voor kwaliteit en competentie voor het grootste medische laboratorium van Nederland, Het Erasmus MC in Rotterdam. De jaarlijkse audit van de NEN-ISO 15189 norm van de laboratoria van het Erasmus MC is een grote operatie op zich zelf. Alle locaties, met alle laboratoria en alle protocollen moeten worden gereviewed. De LabAudits app van Maxdoro is hierin de onmisbare ondersteuning.

Platform

iOS en Android (telefoon en tablets) app & Web portal

Uitdaging

  • Elk jaar weer en in een korte doorlooptijd, moeten alle laboratoria van het Erasmus MC en alle daaronder vallende centra een interne audit uitvoeren op basis van de NEN-ISO:15189 norm.
  • Tijdens de audit moeten alle laboratoria op alle verschillende locaties in Rotterdam (en omstreken) zijn bezocht en beoordeeld. De waarnemingen bevatten niet alleen vragenlijsten die doorlopen moeten worden, maar ook interviews met medewerkers en ter plekke geconstateerde situaties met gebruik van foto’s.
  • Met meerdere auditoren koppels gelijktijdig werken aan de verschillende onderdelen van de norm, zonder bij elkaar in het vaarwater te zitten en daardoor data te verliezen of te overschrijven.
  • On-demand support bij problemen en (inhoudelijke) vragen rond het gebruik van Lab Audits
  • LabAudits is een native app voor iOS en Android toestellen. De auditoren van het Erasmus MC kunnen met de tablets van het ziekenhuis en eventueel hun eigen mobiele telefoon de audit formulieren ter plaatse invullen, verrijken met foto’s en direct ondertekend versturen.
  • De ingestelde workflow en werkverdeling tussen de auditoren (in de verschillende centra) en de eindverantwoordelijke manager verloopt via de app. Alle data wordt natuurlijk automatisch en tussentijds opgeslagen zodat niemand data kan verliezen, ook al is er tijdelijk geen internetverbinding beschikbaar.
  • De eindverantwoordelijke ontvangt automatisch per e-mail notificaties als een onderdeel van een rapport is afgerond, digitaal ondertekend en ingediend is. Dit “sub” rapport kan dan vervolgens automatisch worden ingelezen in de LabAudits Managementsamenvatting. De managementsamenvatting toont in een zeer overzichtelijke manier alle gevonden aandachtsgebieden uit de norm die kritisch zijn en binnen een aantal dagen opgelost (NCA) moeten worden, alsmede de aandachtgebieden die de komende periode extra aandacht behoeven (NCB). Dit alles automatisch en volledig digitaal zonder knip en plak werk uit verschillende documenten.
  • Stand-by whatsApp support vanuit Maxdoro. Alle auditoren, de eindverantwoordelijke en de consultant van Maxdoro in één groep. Vragen, problemen en tips kunnen zo heel snel en makkelijk worden uitgewisseld of opgelost, waardoor de audit vlekkeloos en zonder oponthoud uitgevoerd werd.
  • Auditeren zonder stress, omdat de auditoren wisten dat hulp altijd aanwezig was in de vorm van uitgebreide inhoudelijke en technische kennis van de Maxdoro consulent en de collega auditoren die in het zelfde schuitje zitten.
  • In korte tijd, bij verschillende locaties, door alle auditoren koppels, verschillende paragrafen van de norm succesvol gecontroleerd en ingediend bij de eindverantwoordelijke. Dit hele proces enkel via de LabAudit app en portal. Alle verschillende rapporten op onderdelen zijn ingelezen in de management samenvatting en verwerkt tot een totaal audit rapport van meer dan honderd pagina’s. De eindverantwoordelijke hoefde hier enkel wat muisklikken en controles voor uit te voeren.
  • Volledig opgemaakt en overzichtelijk rapport in de huisstijl van het Erasmus wat direct overhandigd kan worden aan de betrokken instanties en management.

Het product in de praktijk

  • LabAudits is een native app voor iOS en Android toestellen. De auditoren van het Erasmus MC kunnen met de tablets van het ziekenhuis en eventueel hun eigen mobiele telefoon de audit formulieren ter plaatse invullen, verrijken met foto’s en direct ondertekend versturen.
  • De ingestelde workflow en werkverdeling tussen de auditoren (in de verschillende centra) en de eindverantwoordelijke manager verloopt via de app. Alle data wordt natuurlijk automatisch en tussentijds opgeslagen zodat niemand data kan verliezen, ook al is er tijdelijk geen internetverbinding beschikbaar.
  • De eindverantwoordelijke ontvangt automatisch per e-mail notificaties als een onderdeel van een rapport is afgerond, digitaal ondertekend en ingediend is. Dit “sub” rapport kan dan vervolgens automatisch worden ingelezen in de LabAudits Managementsamenvatting. De managementsamenvatting toont in een zeer overzichtelijke manier alle gevonden aandachtsgebieden uit de norm die kritisch zijn en binnen een aantal dagen opgelost (NCA) moeten worden, alsmede de aandachtgebieden die de komende periode extra aandacht behoeven (NCB). Dit alles automatisch en volledig digitaal zonder knip en plak werk uit verschillende documenten.
  • Stand-by whatsApp support vanuit Maxdoro. Alle auditoren, de eindverantwoordelijke en de consultant van Maxdoro in één groep. Vragen, problemen en tips kunnen zo heel snel en makkelijk worden uitgewisseld of opgelost, waardoor de audit vlekkeloos en zonder oponthoud uitgevoerd werd.

De resultaten

  • Auditeren zonder stress, omdat de auditoren wisten dat hulp altijd aanwezig was in de vorm van uitgebreide inhoudelijke en technische kennis van de Maxdoro consulent en de collega auditoren die in het zelfde schuitje zitten.
  • In korte tijd, bij verschillende locaties, door alle auditoren koppels, verschillende paragrafen van de norm succesvol gecontroleerd en ingediend bij de eindverantwoordelijke. Dit hele proces enkel via de LabAudit app en portal. Alle verschillende rapporten op onderdelen zijn ingelezen in de management samenvatting en verwerkt tot een totaal audit rapport van meer dan honderd pagina’s. De eindverantwoordelijke hoefde hier enkel wat muisklikken en controles voor uit te voeren.
  • Volledig opgemaakt en overzichtelijk rapport in de huisstijl van het Erasmus wat direct overhandigd kan worden aan de betrokken instanties en management. 

Heeft u een vraag of opmerking?

Neem gerust contact met ons op! Wij reageren op werkdagen binnen 24 uur.

  • Vergeet uw naam niet
  • E-mailadres is verplicht
  • Waarmee kunnen we u helpen?